Cookies sul nostro sito web

Utilizziamo i cookies per poterti fornire la migliore esperienza possibile sul nostro sito web. Utilizzando il nostro sito o chiudendo questo messaggio, acconsenti all’utilizzo dei cookies da parte nostra > Informativa e consenso sull’uso dei cookies >

Accetto


Distruggidocumenti: ordine e riservatezza in ufficio e a casa

Un distruggidocumenti è un dispositivo elettronico-meccanico sempre più necessario tanto in ufficio quanto in casa. Nell'uno come nell'altro caso un distruggi documenti serve a rendere illeggibili, non identificabili e non ricostruibili documenti e fogli con informazioni private, confidenziali o strategiche. In ufficio a maggior ragione un trita carta è indispensabile quando si tratta di eliminare dall'archivio documenti cartacei per i quali sono scaduti i termini di legge di conservazione in archivio, che normalmente sono di 10 anni. In questo caso non è sufficiente eliminare dal proprio archivio quel documento, ma occorre renderlo assolutamente non utilizzabile, evitando che possano essere ricostruiti dati e informazioni sensibili o coperte da privacy. Vale per gli uffici amministrativi, di aziende private o enti pubblici, così come per studi medici, finanziarie, agenzie assicurative, scuole e ogni altra attività tenuta a conservare e poi distruggere documenti ufficiali. Distruggere i documenti non è solo una questione di protezione dei dati personali (per esempio la clonazione della carta di credito) o aziendali (il furto di un brevetto o di un progetto) ma permette anche di mettersi al riparo da azioni legali o multe dovute alla violazione della GDPR e dalle potenziali ricadute sulla reputazione aziendale da parte di clienti, fornitori, partner (per esempio nel caso di false fatturazioni).

Come scegliere un distruggidocumenti

Tuttavia scegliere un distruggidocumenti non è facile. I distruggi documenti sono dispositivi elettronici meccanici sofisticati, che devono garantire velocità di lavoro e un risultato sicuro. La distinzione tradizionale che si trova riguardo ai trita documenti è tra modelli professionali da ufficio e modelli da casa. Tuttavia nell'uno come nell'altro caso ci sono alcune caratteristiche di cui tener conto, oltre ovviamente al prezzo di un distruggi documenti, prima di procedere all'acquisto: 1. Tipo di taglio: a striscia oppure a frammenti (o taglio incrociato) 2. Volume de fogli: quanti fogli riesca a distrggere contemporaneamente 3. Tipologia dei fogli: il formato dei fogli che riesce a distruggere 4. Velocità: il tempo impiegato per distruggere il maggior numero di fogli consentito 5. Volume del cestino: ovvero quanta carta tagliata può contenere il cestino, espresso in litri Escluso il tipo di taglio, che ha a che fare con il livello di distruzione dei documenti e quindi il livello di privacy, tutte le altre caratteristiche - volume, tipologia di fogli, velocità e capienza del cestino - possono avere un notevole impatto sui costi e l'operatività aziendale: acquistare un modello economico, che impiega 10 ore per distruggere 5000 fogli A4, consente un risparmio immediato ma peserà sui costi aziendali dal punto di vista delle ore uomo impiegate per svolgere quel compito.

Tipo di taglio dei distruggidocumenti

Il tipo di taglio dei distruggidocumenti è la prima caratteristica che balza all'occhio quando si osservano questi dispositivi in funzione. Il taglio a strisce è il più semplice: il trita carta taglia il documento in striscioline verticali, che può essere sufficiente per documenti di uso comune e non particolarmente riservati o importanti ma non può bastare per documenti più sensibili. A fronte dei distruggi documenti esistono infatti macchinari e software in grado di ricostruire le informazioni dalle strisce di carta. E allora per le aziende, gli studi professionali e ogni altra esigenza di massima riservatezza può essere più indicato un distruggi documenti con taglio a frammenti, con cui si riduce la carta in piccoli rettangoli difficilmente ricostruibili. Un altro vantaggio del taglio incrociato è che i frammenti sono meno voluminosi, così ci sono meno interruzioni del processo per svuotare il cestino. Generalmente i distruggidocumenti a strisce consentono di lavorare un maggior numero di fogli contemporaneamente, ma per i trita carta professionali questo non è sempre detto. Meglio verificare sulle caratteristiche tecniche di ciascun modello. Indipendentemente dal tipo di taglio, i distruggidocumenti professionali da ufficio riportano sempre il livello di sicurezza che dipende dal numero di pezzi in cui è ridotto il documento in formato A4: generalmente il livello di sicurezza va da P2, per lavorazioni di documenti non sensibili, a P7 per documenti top secret come quelli governativi o militari.

Volume dei fogli e velocità di un distruggidocumenti

Volume dei fogli e velocità di un distruggidocumenti sono due caratteristiche in qualche modo collegate. Certo ci può essere un distruggidocumenti da casa più veloce sul singolo foglio, ma quando si tratta di lavorare grandi volumi di documenti è il motore a fare la differenza: più il motore è potente e più riesce a tagliare grandi volumi di carta velocemente e contemporaneamente, senza surriscaldarsi né aver bisogno di pause. Su velocità e volume dei documenti lavorabili da un distruggi documenti influisce anche il tipo di taglio: quello a strisce è più veloce di quello a frammenti. Un dispositivo che può fare la differenza è il sistema ad alimentazione automatica che consente di posizionare una risma di fogli sopra il distruggidocumenti e lasciare che il dispositivo peschi i fogli in automatico, come succede per le stampanti.

Tipologia di fogli, documenti e supporti di un distruggidocumenti

C'è anche da tener conto della tipologia di fogli, documenti e supporti di un distruggidocumenti. Un trita carta formato A4 distruggerà i fogli A4 e di dimensioni più piccole ma non un formato A3 o di dimensioni maggiori. Motivo per cui per determinate esigenze questa caratteristica può diventare vincolante. Ci sono poi distruggi documenti che sono in grado di distruggere anche altri tipi di supporti, come CD e DVD o anche carte di credito o altri documenti plastificati, oppure fogli con fermacarte, o graffette metalliche, senza incepparsi.

Sicurezza di un distruggidocumenti

Non ultimo, è sempre bene sincerarsi della sicurezza di un distruggidocumenti. Sicurezza intesa come dispositivi di protezione per chi opera con il trita carta: trattandosi di un dispositivo di taglio meccanico azionato a motore, è importante che sia dotato di un sensore di sicurezza che spegne la macchina se le mani si avvicinano troppo all'imboccatura della carta (in particolare se si tratta di un modello per casa dove potrebbero esserci dei bambini piccoli). Anche la disponibilità di un blocco di sicurezza, per quando non lo si usa, può essere utile, tanto per i modelli domestici come per i distruggi documenti da ufficio.